[Saiten_14] débrief Saiten 14

Répondre
Avatar de l’utilisateur
Alucard
CQFD
Messages : 2873
Inscription : 25 oct. 2007, 16:40

[Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Alucard » 15 oct. 2018, 17:24

lâchez vos com !

#1 - communication

pour ma part , je pense qu' il faut renforcer la communication via Instagram, j'ai malheureusement pu constater à titre perso que 20 publication facebook n'ont pas pu toucher mes followers qui alleient au saiten exceptionnellement , alors qu'une story instagram a réussi

tous les messages postés sur instagram doivent comporter un max de hashtag, pour assurer la visiblité

prendre l'exemple d'animasia :
https://www.instagram.com/animasia/

et la recherche sur "dijonsaiten" n'amène pas vers 'admadijonsaiten', je me demande s'il ne faudrait pas renommer le compte instagram.

#2 - organisation

De ce que j'ai vu, cela marchais bien dans la globalité. j'ai adoré le dispositif des caisses extérieures , mais il manquant des gros panneaux 'Préventes" et 'achat billets' à l'aiguillage des gens .
je reste d'avis de bannir l'achat de scotch marron, cela n'a aucune utilité sur le festival, partout où je l'ai pu utilisé, ce n'était pas du tout l'usage prévu.
plusieurs staffs sont venus demander des infos aux animateurs , les deux types de tshirt étaient ils faciles à distinguer ?

#3 - alarmes

je pense qu'il faut racheter un vrai stock d'alarmes, plusieurs ont plutôt mal vécues.
tout le matériel nécessaire à la pose des alarmes ( double face gel , cartons d'alignement, piles, etc ) doit vraiment être stocké dans une caisse à cet effet.

Avatar de l’utilisateur
melusine
Vénérable du forum
Messages : 1185
Inscription : 12 sept. 2012, 22:54

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par melusine » 15 oct. 2018, 17:39

Je suis contente de cette édition.

Points faibles:

Manque de communication en amont du festival (couac cette année, conséquence: moins de monde, j'espère qu'on a atteint notre seuil de rentabilité)

Beaucoup de staff peu autonome et désertion (comme d'habitude)

Manque d'invités connus côté youtubeurs (en même temps, on a eu un record d'annulation et les contacts on vraiment commencé fin mai, ce qui est déjà tard)

Points forts:

nouveau système de caisse et ajout TPE

Gestion en salle staff de tout les problèmes de manière efficace et rapide

Bonne cohésion entre staff/responsable

En résumé, je suis contente d'être revenue cette année. Le système de commission est un vrai plus, et permet au "non étudiant" comme moi de vraiment s'investir, à défaut d'avoir un bureau efficace pour ça.
=^^=

Avatar de l’utilisateur
Yukata_sensei
ça vous épate, hein ?
ça vous épate, hein ?
Messages : 6377
Inscription : 26 mai 2007, 18:22

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Yukata_sensei » 16 oct. 2018, 00:12

Je mets les choses au fur et à mesure que j'y pense :
Les plans fait la semaine précédant le festival et accrochés au tableau ont bien marché.
Il faut comboter avec des photos pour vérifier en cas de doute.
Il faudra préparer les feuilles à l'avance pour gagner du temps, parce que ça a pris dans les trois heures pour gommetter et faire tous les plans sachant qu'on était 5 à l'IUT et 3 pour le GMP et GEA.

Le Facebook a été super bien géré pendant le festival, big up notamment aux live de Caroline et à ses photos des exposants.
Je te amour tout plein toujours dedans le coeur
La marguerite gazou gazou de ton bonheur
Je te amour tout plein toujours dedans le coeur
La joie des gens gazou gazou tout chaud à l'intérieur :CDGH:
Yukatata-Sensei

"T'as un ballon" Galbraith pouned :p
Image

Avatar de l’utilisateur
melusine
Vénérable du forum
Messages : 1185
Inscription : 12 sept. 2012, 22:54

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par melusine » 16 oct. 2018, 06:24

Yukata_sensei a écrit :
16 oct. 2018, 00:12
Je mets les choses au fur et à mesure que j'y pense :
Les plans fait la semaine précédant le festival et accrochés au tableau ont bien marché.
Il faut comboter avec des photos pour vérifier en cas de doute.
Il faudra préparer les feuilles à l'avance pour gagner du temps, parce que ça a pris dans les trois heures pour gommetter et faire tous les plans sachant qu'on était 5 à l'IUT et 3 pour le GMP et GEA.

Le Facebook a été super bien géré pendant le festival, big up notamment aux live de Caroline et à ses photos des exposants.
Je suis jalouse. j'ai fait plein de live aussi. :wink:
=^^=

Avatar de l’utilisateur
Merumi
intellectuellement navrante
Messages : 3855
Inscription : 02 avr. 2013, 18:43

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Merumi » 17 oct. 2018, 08:46

La réunion de débriefing du Saiten est prévue pour le Jeudi 25 octobre en salle de conférence à 18h30. Demande de réservation de salle envoyée ce jour, dès que j'ai confirmation, j'envoie le mail à tous les staffs et membres.

Avatar de l’utilisateur
ceinwyn
Vénérable du forum
Messages : 2095
Inscription : 22 oct. 2009, 23:14

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par ceinwyn » 18 oct. 2018, 08:16

Mes missions de cette année ayant été les mêmes que l'an dernier, ça permet de faire un comparatif :

Montage : affichage interne =
Point positif
Mon système est bon et permet au staff d'être autonome.
C'est sûr, ça demande de la préparation en amont (préparation des flèches avec un code, préparation du plan avec la localisation des affiches à mettre, mises en place de pochettes secteur par secteur, indication au dos des panneaux de porte du numéro de salle, etc.). Mais ça permet d'être plus rapide le jour J (de 16h30 à 20h30, tout était affiché)
Point négatif
Par contre, le 08/10, j'avais signalé qu'il fallait imprimer le règlement intérieur en A3 (je ne pouvais pas le faire car je n'y avais pas accès), puis je l'ai répété chaque jour de vive voix, quand je passais au local (que ce soit à la pause de midi ou à 17h30), puis la veille du festival. Résultat : malgré mes alertes, on a dû l'imprimer au dernier moment et avec du retard.
Le pire, c'est que finalement, c'est la seule chose importante à affiche dans le festival. La seule ! Et ça a merdé malgré mes relances. Sur ce point, je suis agacée.

Stand yukata

Point positif
Il y a eu du monde les 2 jours, plus que l'an dernier. Les gens étaient intéressées, volontaires. Si il y a eu moins d'entrée cette année, j'ai eu plus de monde à l'essayage.
Sinon, l'initiation au furoshiki du dimanche a été pratique pour faire patienter les gens ("vous voulez essayer des yukatas ? Il y a 2 groupes avant vous mais si vous voulez, vous pouvez en profiter pour apprendre le furoshiki")
Point négatif
Il ne faut pas être seule à ce poste, y compris le dimanche de 10h à 12h. Eléonore était seule en poste et heureusement, je suis restée car ce n'est pas gérable sinon. Il faut forcément 2 staffs.


Démontage

Point positif
Comme l'an dernier, j'ai fait le MMI. Les schémas et les gommettes ont été génialissimes et hyper pratiques.
Le plus, pour les 3 salles "culture trad B1, B2, B3", on a eu l'aide d'un visiteur qui a cours dans ces salles. Et la B2 a été remis en place par l'un ou les deux stands de la salle (La Corée et Shogi), qui ont suivi le plan (il manquait juste une rangée de tables qui étaient dans les salles "boutiques")
Sinon, j'avais pris mon balai et c'était bien, car je n'ai pas couru après un balai et une pelle.
Point négatif
Je n'en vois pas. J'ai trouvé qu'on était nombreux et efficace.
Là où Ceinwyn passe, l'électricité trépasse!

Avatar de l’utilisateur
Merumi
intellectuellement navrante
Messages : 3855
Inscription : 02 avr. 2013, 18:43

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Merumi » 18 oct. 2018, 20:21

Madame Herrscher n'étant pas là aujourd'hui, elle n'a pas pu me confirmer la bonne réservation de la Salle de Conférence pour le 25 octobre. Est-ce que quelqu'un peut passer demain à la MDE pour s'assurer que c'est bon ? Merci :)

Avatar de l’utilisateur
Doudouleo
Maitre de la parlotte
Messages : 439
Inscription : 12 avr. 2017, 18:20

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Doudouleo » 20 oct. 2018, 21:12

Je ne pourrais pas être présente pour la réunion de debrief (je suis pas là pendant un mois) donc petit post (même si Aude a quasiment tout dit)
Donc en effet, ne jamais être seul ou plus de trois au stand yukata
Et pour le stand furoshiki, j'aurais du imprimer plus de feuilles car contrairement au kumihimo, il y a plusieurs groupes par heure. J'ai dû en avoir une vingtaine à peu près
En effet, ce ne sont pas des nez de cochons, ce sont des vulves.

Je ne sais pas si vous avez remarqué, mais les gommettes, ça se trouve pas au rayon yaourt ! — Zephyrra

Avatar de l’utilisateur
Aurelia
Vénérable du forum
Messages : 1016
Inscription : 06 déc. 2017, 21:18

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Aurelia » 21 oct. 2018, 16:56

Pour ma part, le Kumihimo c'est très bien déroulé et a bien marché (15 places prises sur 18) .
Plusieurs personnes m'ont posé des questions sur l'association, et si on faisait des initiations au cours de l'année hors Saiten .
J'en referai avec plaisir :D .

Pour mes autres postes :

Stand ADMA le soir : je serai à l'avenir qu'il faut vraiment bien connaitre les jeux de soirée /nuit/ disposition etc ..(sujet que je ne connaissais qu'en gros). Mais Amélie était là pour m'aider, merci à elle ^^.

Caisse de 8h à 10h le dimanche matin : Mauvaise surprise d’être finalement seule car dès 8h45/9h, influence de monde. Et gérer le compteur/vérifier les bracelets/ la caisse/tickets/ nouveaux bracelets/ sacs, seule, mission très compliquée...
Mais j'ai eu de la chance, ma relève de 10h (Michel) est venue bcp plus tôt et m'a filé un coup de main !! Merci à lui :) .
Je ne sais pas si il y a tjr un peu de monde à ce créneau?


Le reste des postes pas de pb particulier.

Avatar de l’utilisateur
Yukata_sensei
ça vous épate, hein ?
ça vous épate, hein ?
Messages : 6377
Inscription : 26 mai 2007, 18:22

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Yukata_sensei » 22 oct. 2018, 11:24

Je note ici que j'ai proposé l'idée de nommer Amélie responsable du stand ADMA ^^

Pour le créneau de 8h à 10 h le dimanche, normalement c'est le désert du calme plat, je ne comprends pas l'affluence cette année oO
Je te amour tout plein toujours dedans le coeur
La marguerite gazou gazou de ton bonheur
Je te amour tout plein toujours dedans le coeur
La joie des gens gazou gazou tout chaud à l'intérieur :CDGH:
Yukatata-Sensei

"T'as un ballon" Galbraith pouned :p
Image

Avatar de l’utilisateur
Aurelia
Vénérable du forum
Messages : 1016
Inscription : 06 déc. 2017, 21:18

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Aurelia » 22 oct. 2018, 16:59

Pour le créneau de 8h à 10 h le dimanche, normalement c'est le désert du calme plat, je ne comprends pas l'affluence cette année oO
Si ça a pu nous rajouter des entrées tant mieux :D . A voir si cette année le monde à ce créneau est exceptionnel ou si ça devient récurrent vers 9h.
la bonne réservation de la Salle de Conférence pour le 25 octobre.

Finalement on a bien réunion?? Je n'ai pas vu de mail de confirmation passer.

Avatar de l’utilisateur
Merumi
intellectuellement navrante
Messages : 3855
Inscription : 02 avr. 2013, 18:43

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Merumi » 22 oct. 2018, 21:33

Finalement on a bien réunion?? Je n'ai pas vu de mail de confirmation passer.
Du coup, pas de réunion jeudi 25 car je n'ai pas eu de confirmation par mail de Madame Herrscher suite à ma demande de réservation de salle et personne n'a pu passer à la MDE pour confirmer. Du coup, on va décaler au 30 octobre, soit mardi prochain - Alex passe demain au local et doit me confirmer que la Salle de Conférence est bien disponible. J'envoie le mail dès que j'en suis sûre.

Avatar de l’utilisateur
Yukata_sensei
ça vous épate, hein ?
ça vous épate, hein ?
Messages : 6377
Inscription : 26 mai 2007, 18:22

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Yukata_sensei » 23 oct. 2018, 00:30

A vérifier, mais je me demande si ce n'est pas la semaine de vacances, ce qui est sûr c'est que la MDE fait le pont du 1er novembre.
Je te amour tout plein toujours dedans le coeur
La marguerite gazou gazou de ton bonheur
Je te amour tout plein toujours dedans le coeur
La joie des gens gazou gazou tout chaud à l'intérieur :CDGH:
Yukatata-Sensei

"T'as un ballon" Galbraith pouned :p
Image

Avatar de l’utilisateur
Merumi
intellectuellement navrante
Messages : 3855
Inscription : 02 avr. 2013, 18:43

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Merumi » 23 oct. 2018, 08:42

A vérifier, mais je me demande si ce n'est pas la semaine de vacances, ce qui est sûr c'est que la MDE fait le pont du 1er novembre.
Oh mais oui, j'y ai plus pensé que c'était les vacances :/ L'université a aussi les 15 jours en octobre ou qu'une des deux semaines ?
Car clairement pas de debrief pendant les vacs :/
Pour infos, à titre perso, je ne serais pas là du 6 au 16 novembre donc je ne pourrais pas participer au debrief si la date retenue est dans ces périodes là.

Avatar de l’utilisateur
Merumi
intellectuellement navrante
Messages : 3855
Inscription : 02 avr. 2013, 18:43

Re: [Saiten_14] débrief Saiten 14

Message par Merumi » 26 oct. 2018, 09:08

Suite des péripéties du debrief : le 30 octobre tombe bien pendant les vacances donc il faut annuler la réservation de mardi et prévoir une date sur la semaine du 5 novembre. Comme indiqué plus bas, je ne serais pas là la semaine du 5 novembre, donc je ne pourrais pas y assister #tristesse.
Du coup, est-ce que quelqu'un peut passer à la MDE réserver la salle de conférence soit le mardi 6, soit le jeudi 8 de préférence ? Et me confirmer quand c'est fait ? Merci :) Il faudrait le faire assez rapidement si possible.

Il faut aussi penser au pot de remerciement, qui peut s'en occuper ?

Répondre

Revenir à « .dijon//SAITEN 14 : 13 & 14 octobre 2018 »