[SAITEN_14]Organisation_en_commission

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Yukata_sensei » 24 janv. 2018, 19:35

Les postes sont prévus pour une personne. C'est clairement pas la peine d'être deux pour gérer. S'il y a besoin de deux personnes, il y a deux postes (comme pour la logistique).

Le poste logistique 2, il faut vraiment quelqu'un, parce que tout seul, ça va être trop.


Une fois la deadline franchie, il faudra revoir la distribution et que certaines personnes raccourcissent leur liste de voeux.

Dylan, si tu veux gérer le suivi, je te conseille de ne pas prendre plus qu'un seul poste supplémentaire (j'aurai dit pas la logistique de préférence, mais il va falloir faire avec).

EDIT : j'ai vu dans la partie CA que vous envisagiez deux personnes par poste, après réflexion, plus qu'inutile, ça risque d'être contre-productif. ça va multiplier les gens à gérer pour le responsable suivi alors que ce n'est pas nécessaire et plus vous fragmentez le travail, plus vous multipliez les interlocuteurs, plus il devient difficile de tout vérifier.
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 24 janv. 2018, 20:20

Les postes sont prévus pour une personne. C'est clairement pas la peine d'être deux pour gérer. S'il y a besoin de deux personnes, il y a deux postes (comme pour la logistique).
Je suis d'accord pour certains postes, ce n'est pas la peine d'être deux (il n'y a pas suffisamment de travail, genre la presse^^) mais pour d'autres, je me dis pourquoi pas, à voir. Je pense notamment aux invités ou on peut partager youtubeur et auteur sans que cela dérange le bon fonctionnement.
Je ne savais pas ce qu'il était vraiment prévu, si c'était un par post, deux par post ou en fonction des gens inscrits, pour moi j'imaginais plutôt du cas par cas.

Là où ca peut aussi se discuter, c'est dans le cas où si ce sont des nouveaux membres qui souhaitent s'investir mais ont peur d'être seuls sur un poste ou cela les rassure d'être à deux. On pourrait envisager cela comme une transmission de savoir ou comme un doublon ;) A condition bien sûr que le travail à deux soit fluide. Car c'est sûr, plus il y a de monde, plus c'est dur à gérer.

Bref, tout ça pour dire que si on reste sur un système de un par post, ca me va aussi et j’adapterai ma liste de souhaits aux besoins des commissions "Saiten" :)

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par ceinwyn » 24 janv. 2018, 20:55

J'ajouterai aussi qu'il ne faut pas confondre : postes en préparation du saiten et postes au saiten.
Là où Ceinwyn passe, l'électricité trépasse!

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Yukata_sensei » 25 janv. 2018, 00:25

Je fais un récap pour les postes qui peuvent éventuellement se tenir à deux (même si ce n'est pas nécessaire) :

Budget : = 1 obligatoirement pour éviter les dispersions, avec la possibilité de faire vérifier le travail par un autre.
- Lauriane

Invités : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, pas mal de mail au début mais gestion finale environ 10 contacts.
- Lauriane
- Andréa
- Ophélie

Visuels : = 1 obligatoirement pour éviter les dispersions, gestion d'1 contact et création de visuels.
Tu les sens comment ton sens artistique et ta gestion de photoshop président ?
-Rudy

Suivi : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, autant de gens à gérer que de membres de CA et de commission, grosse présence sur le forum, sur la boite mail, sur la dropbox... Everywhere.
- Dylan
(- Mélanie)

Partenariats : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, je n'ai pas le nombre en tête, je dirais 10 à 15 contacts, plus ou moins réguliers, plus ou moins faciles à avoir.
- Dylan
- Rudy

Réseaux sociaux 1/2/3 : = 3 ou plus
- Mélanie
- Caroline
- Rudy
- Nicolas (1 semaine / 2 + montage vidéo)

Site internet : = 1 suffit, si les autres membres des commissions font bien leur job, tout est dispo par le système d'inscription
- Caroline

Amateurs : = 1 suffit, gestion finale de 11 contacts
- Diego
- Caroline

Animations : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, gestion finale de 10/12 contacts à la louche.
- Dylan
- Mélanie

Arts Martiaux : = 1 suffit, gestion finale de 7/8 contacts.
- Jordan?

Boutiques : = 1 suffit, gestion finale d'environ 10 contacts.
- Diego
- Mélanie

Culture Trad : = 1 suffit, gestion finale d'environ 10 contacts.
- Caroline

Jeux vidéos : = 1 suffit, gestion finale d'environ 10/12 contacts.
- Rudy
- Ophélie

Logistique 1 : = 1 suffit, jusqu'à mi-août, il faut être deux à partir de fin août.
- Dylan

Logistique 2 : = il faut vraiment quelqu'un à ce poste. Par défaut si personne ne se propose, il doit revenir à la trésorière.
-??

Staff : = 1 suffit, gestion d'une centaine de contact, mais très resserrée sur le temps.
- Mélanie

Presse : = 1 suffit, gestion finale de 10/12 contacts.
- Lauriane
- Andréa
- Ophélie

Pour le nombre de contact à gérer c'est un peu à la louche, mais ça donne une idée.
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par dydy12 » 26 janv. 2018, 10:57

Mis à jour avec ce que Nicolas souhaite :

Budget : = 1 obligatoirement pour éviter les dispersions, avec la possibilité de faire vérifier le travail par un autre.
- Lauriane

Invités : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, pas mal de mail au début mais gestion finale environ 10 contacts.
- Lauriane
(- Andréa)
- Ophélie

Visuels : = 1 obligatoirement pour éviter les dispersions, gestion d'1 contact et création de visuels.
Tu les sens comment ton sens artistique et ta gestion de photoshop président ?
-Rudy
(-Nicolas)

Suivi : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, autant de gens à gérer que de membres de CA et de commission, grosse présence sur le forum, sur la boite mail, sur la dropbox... Everywhere.
- Dylan
(- Mélanie)

Partenariats : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, je n'ai pas le nombre en tête, je dirais 10 à 15 contacts, plus ou moins réguliers, plus ou moins faciles à avoir.
(- Dylan)
- Rudy

Réseaux sociaux 1/2/3 : = 3 ou plus
- Mélanie
- Caroline
- Rudy
- Nicolas (1 semaine / 2 + montage vidéo, création de supports mais pas d'animation)

Site internet : = 1 suffit, si les autres membres des commissions font bien leur job, tout est dispo par le système d'inscription
- Caroline

Amateurs : = 1 suffit, gestion finale de 11 contacts
(- Diego)
- Caroline

Animations : = 1 suffit, 2 pourquoi pas, gestion finale de 10/12 contacts à la louche.
- Dylan
- Mélanie

Arts Martiaux : = 1 suffit, gestion finale de 7/8 contacts.
- Jordan?

Boutiques : = 1 suffit, gestion finale d'environ 10 contacts.
- Diego
(- Mélanie)

Culture Trad : = 1 suffit, gestion finale d'environ 10 contacts.
- Caroline

Jeux vidéos : = 1 suffit, gestion finale d'environ 10/12 contacts.
- Rudy
(- Ophélie)

Logistique 1 : = 1 suffit, jusqu'à mi-août, il faut être deux à partir de fin août.
- Dylan
-??

Logistique 2 : = il faut vraiment quelqu'un à ce poste. Par défaut si personne ne se propose, il doit revenir à la trésorière.
-??

Staff : = 1 suffit, gestion d'une centaine de contact, mais très resserrée sur le temps.
- Mélanie

Presse : = 1 suffit, gestion finale de 10/12 contacts.
(- Lauriane)
(- Andréa)
- Ophélie

J'ai mis entre parenthèse les potentiels changement qui vont avoir lieu, on va avoir une réu CA la semaine prochaine concernant ce sujet afin de valider les postes.

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Chianda » 26 janv. 2018, 14:44

Tu peux me mettre directement en logistique 2 Dylan ! Je laisse ma place en presse, nous n'avons pas besoin d'être 50 et j'aime les challenges :) C'est un poste qui ne me parle pas plus que ça alors un mentor me plairais bien, mais sinon pas de problèmes.
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 28 janv. 2018, 11:31

Dans l'optique de votre réunion CA, ca ne me dérange pas du tout de laisser à Diego les boutiques :)
Par contre, Dylan, pour rebondir sur ce que te disait Gaëlle (Suivi + 1 seul autre poste max), je te proposerai bien, si cela te convient, de gérer seule les animateurs (vu le nombre de contact, pas forcément besoin d'être deux) et ca te permet de te concentrer sur le suivi (gros gros post) et la logistique où on a personne pour le moment. Ce n'est qu'une suggestion, vu que tu es membre CA, tu es prioritaire donc à toi de voir :)

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Yukata_sensei » 28 janv. 2018, 13:08

dydy12 a écrit :
Logistique 1 : = 1 suffit, jusqu'à mi-août, il faut être deux à partir de fin août.
- Dylan
-??

Logistique 2 : = il faut vraiment quelqu'un à ce poste. Par défaut si personne ne se propose, il doit revenir à la trésorière.
-??
Je me suis mal exprimée, j'ai prévu une personne par poste, donc si Dylan prend la logistique 1 et Lou la lougistique 2, les postes sont pourvus.
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Tic » 31 janv. 2018, 12:22

Hi ! A la suite de la réunion hier, je veux bien aider Dylan avec les Art martiaux et la culture trad.
Si je récapitule bien se sera un suivi constant et gérer la culture traditionnelle et les art martiaux mais Dylan gère le point logistique.
Bref c'est mon boss (et ça me rassure c'est parfait XD) et je le tiendrais au courant pour chaque problème dans les mails ou etc., il décide je renvoie le mail :D
Ça le soulagera un peu, après c'est comme vous voulez hein XD.

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 04 févr. 2018, 14:09

Hi ! A la suite de la réunion hier, je veux bien aider Dylan avec les Art martiaux et la culture trad.
Je ne suis pas sûre d'avoir tout compris :/
Car, sauf erreur de ma part, Dylan ne gère pas les arts martiaux (Jordan), ni la culture trad (Caroline)... Après, je crois que Caroline était pour laisser quelqu'un gérer la culture trad à sa place donc pas de souci si tu veux t'en occuper^^. Pour les arts martiaux, je ne sais pas si Jordan veut toujours s'en occuper ?
Si je récapitule bien se sera un suivi constant et gérer la culture traditionnelle et les art martiaux mais Dylan gère le point logistique.
Quand tu parles de suivi, tu parles bien du suivi de tes postes (gestion inscription, suivi des échanges, mails, doc de préparation) ? Pas du suivi général que Dylan fait ?

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 04 févr. 2018, 21:53

Hop là double post car j'avais oublié mais sauf erreur de ma part, vous deviez avoir réunion CA en fin de semaine (vendredi il me semble ?).
Vous avez décidé comment seraient répartis les postes du coup ?

Par ailleurs, la deadline étant fixée à demain, est-ce qu'on a de nouvelles personnes qui se sont proposées ? Et comment vous avez prévu d'organiser la suite : début des commissions et de l'orga Saiten, réunion entre les commissions pour déterminer la manière dont ca allait se passer, accès forum / dropbox / gmail... ?

Car du coup, il va bien falloir lancer le Saiten à un moment donné et, selon moi, le plus tôt sera le mieux vu qu'on est déjà en février.

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par dydy12 » 05 févr. 2018, 10:17

Hi ! A la suite de la réunion hier, je veux bien aider Dylan avec les Art martiaux et la culture trad.
Je ne suis pas sûre d'avoir tout compris :/
Car, sauf erreur de ma part, Dylan ne gère pas les arts martiaux (Jordan), ni la culture trad (Caroline)... Après, je crois que Caroline était pour laisser quelqu'un gérer la culture trad à sa place donc pas de souci si tu veux t'en occuper^^. Pour les arts martiaux, je ne sais pas si Jordan veut toujours s'en occuper ?
Alors j'en avais parlé de vive voix avec elle c'est pour ça, Jordan je n'ai pas validé avec lui car je l'avais mis par défaut, mais Andréa va surement reprendre la partie contact si il est pas ok.

Culture Trad, Caro voulait la refiler donc je pense que c'est l'occasion.
Si je récapitule bien se sera un suivi constant et gérer la culture traditionnelle et les art martiaux mais Dylan gère le point logistique.
Quand tu parles de suivi, tu parles bien du suivi de tes postes (gestion inscription, suivi des échanges, mails, doc de préparation) ? Pas du suivi général que Dylan fait ?
Oui, elle parle bien du suivi de ses postes.
Hop là double post car j'avais oublié mais sauf erreur de ma part, vous deviez avoir réunion CA en fin de semaine (vendredi il me semble ?).
Vous avez décidé comment seraient répartis les postes du coup ?
La réu CA aura lieu cette semaine (mardi ou mercredi je pense). J'ai décidé comment seraient répartis les postes, le mail offi part probablement ce soir, au pire demain.
Par ailleurs, la deadline étant fixée à demain, est-ce qu'on a de nouvelles personnes qui se sont proposées ? Et comment vous avez prévu d'organiser la suite : début des commissions et de l'orga Saiten, réunion entre les commissions pour déterminer la manière dont ca allait se passer, accès forum / dropbox / gmail... ?
Idem que au dessus, tout sera expliqué dans le mail offi + publi forum qui va avec ce soir ou demain.

Voila, voila

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 06 févr. 2018, 08:34

Par ailleurs, la deadline étant fixée à demain, est-ce qu'on a de nouvelles personnes qui se sont proposées ? Et comment vous avez prévu d'organiser la suite : début des commissions et de l'orga Saiten, réunion entre les commissions pour déterminer la manière dont ca allait se passer, accès forum / dropbox / gmail... ?
Idem que au dessus, tout sera expliqué dans le mail offi + publi forum qui va avec ce soir ou demain.
J'attends donc le mail avec impatience. Ceci dit, il aurait été bien que le système que vous souhaitez mettre en place pour les commissions ait été abordé avant sur le forum. Cela aurait permis aux membres d'indiquer si cela leur convenait et s'il avait des remarques.
Essayer d'avoir ça en tête, plus vous nous intégrer dans les débats, plus vous nous annoncez les choses en amont, plus on a envie de participer, c'est donnant-donnant ;)
J'ai décidé comment seraient répartis les postes,
Je vais faire du chipotage mais attention aux formulations employées. Les membres se sont positionnés sur ce qu'ils souhaitaient et tu as fais les arbitrages uniquement (j'espère en concertation avec les autres membres du CA d'ailleurs, ce que ne laisse pas supposer ta phrase). Là, on a l'impression que tu as tout choisi tout seul^^.

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par dydy12 » 06 févr. 2018, 13:27

Merumi a écrit : J'attends donc le mail avec impatience. Ceci dit, il aurait été bien que le système que vous souhaitez mettre en place pour les commissions ait été abordé avant sur le forum. Cela aurait permis aux membres d'indiquer si cela leur convenait et s'il avait des remarques.
Essayer d'avoir ça en tête, plus vous nous intégrer dans les débats, plus vous nous annoncez les choses en amont, plus on a envie de participer, c'est donnant-donnant ;)
Le système de commission a déjà été expliqué, le reste ce n'est que la technique (droits forum, droits mail, etc..) et ça restera ajustable même après la mise en place, mais il faut bien commencer quelque part.
Merumi a écrit : Je vais faire du chipotage mais attention aux formulations employées. Les membres se sont positionnés sur ce qu'ils souhaitaient et tu as fais les arbitrages uniquement (j'espère en concertation avec les autres membres du CA d'ailleurs, ce que ne laisse pas supposer ta phrase). Là, on a l'impression que tu as tout choisi tout seul^^.
En soit, il n'y avait pas de décisions à prendre étant donné que tout les postes sont pourvus et pas de doublons au même niveau de priorité sur les postes. Ensuite vu que l'on a un ordre de priorité définis clairement pour la répartition des postes, j'ai juste appliqué bêtement les règles pour faire la répartition finale.

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 06 févr. 2018, 16:33

Le système de commission a déjà été expliqué, le reste ce n'est que la technique (droits forum, droits mail, etc..) et ça restera ajustable même après la mise en place, mais il faut bien commencer quelque part.
Je pense que je me suis mal exprimée. Je ne parle en aucun cas du système de commission en lui-même, comme tu le fais remarquer, il a déjà été expliqué. Je parlais bien uniquement de la "technique". Certes, c'est ajustable et il faut bien proposer quelque chose, là dessus je suis d'accord.
Mais ce que je voulais dire c'est que justement, la proposition opérationnelle / technique aurait pu être expliquée ici, pour nous intégrer dans la réflexion et qu'on puisse faire d'éventuelles remarques (cela me paraît une bonne idée / laborieux / compliqué, on pourrait faire ca...). Ca aurait pu se faire en parallèle, ce qui ne bloquait pas l'avancée "mise en place" et au contraire faisait gagner du temps en cas d'ajustements demandés par les membres et notamment ceux qui vont l'utiliser (plutôt que de faire des ajustements a posteriori, on les faits à la mise en place)
Après, ce n'est que mon ressenti. Perso, j'aurai préféré être sollicité sur ce sujet donc je le dis ;) :) La communication, c'est la clé :)
En soit, il n'y avait pas de décisions à prendre étant donné que tout les postes sont pourvus et pas de doublons au même niveau de priorité sur les postes. Ensuite vu que l'on a un ordre de priorité définis clairement pour la répartition des postes, j'ai juste appliqué bêtement les règles pour faire la répartition finale.
C'est exactement ce que je pensais et l'objet de mon propos, je voulais juste faire remarquer que la formulation était maladroite.

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