[SAITEN_14]Organisation_en_commission

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Ishtar » 12 févr. 2018, 12:51

dydy12 a écrit :
10 févr. 2018, 00:20
Première réunion d'organisation du festival annoncé ici (lundi 12 février 2018 à partir de 18h30 en salle 116) :
viewtopic.php?f=110&t=1992&p=40487#p40487

Les suivantes seront également annoncés là bas. Tout les membres de l'association sont les bienvenu à ces réunions Manga03 !
C'est bien de le mettre sur le forum, mais la majorité ne regardent que leurs mails...
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 12 févr. 2018, 14:18

C'est bien de le mettre sur le forum, mais la majorité ne regardent que leurs mails...
Je confirme, j'ai une personne qui vient de me dire qu'elle ne savait pas qu'il y avait réunion ce soir... Donc pensez toujours à doubler forum et mail.

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 23 févr. 2018, 20:42

Suite au compte-rendu de la dernière réunion CA, j'ai quelques questions / étonnements :
Dylan reprend les animateurs
Merci de m'avoir prévenu. J'apprécie énormément d'apprendre que je ne gère plus les animateurs et que Dylan les reprend. Me demander mon avis aurait été apprécié... Donc si j'ai mon mot à dire, je dirais que pour l'instant, je gère toujours les animateurs et Dylan peut se concentrer sur la logistique.

- Sur la trésorerie : j'espère que les raisons personnelles de Lauriane ne sont pas trop graves. Sinon, sur le sujet même de la trésorerie, est-ce que c'est bien Lauriane qui continue de gérer jusqu'à son départ ? Qui va le reprendre quand elle partira ? Car clairement, la trésorerie ne se gère pas à distance, même sous supervision (par exemple, juste pour faire les chèques, il faut quelqu'un sur place). A valider avec Aude bien sûr, elle connait mieux la trésorerie que moi^^.
Il faut revoir la répartition de la commission du saiten. Le CA a actuellement trop de postes, il faut plus répartir les tâches.
Du coup, la nouvelle répartition donnerait quoi ? En gros, quels sont les postes que souhaitent conserver les membres du CA et quels postes seront à redistribuer ?
Mélanie devient responsable du suivi. Il faut voir avec elle si elle souhaite faire les staffs en même temps ou si elle ne se concentre que sur le suivi.
J'y réfléchit toujours et je vous redis ca très vite.
Demander à d'autres membres de rejoindre la commission saiten : Jordan, Alexandre, Eleonore, Melissa sauf si elle s'occupe des visuels du saiten. Caroline doit leurs envoyer un mail pour leurs demander.
Est-ce que ca a été fait déjà ? On a eu des retours ?

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Tic » 24 févr. 2018, 01:12

Yo !

Demain ou dimanche je suis censé avoir un appel avec Jordan, est ce que c'est pas mieux qu'il s'occupe des arts martiaux ... c'est quand même lui l'expert du truc XD
A savoir que quand je m'étais porté volontaire j'étais ok pour la culture trad mais j'avais un peu peur pour les art martiaux, donc si lui qui s'y connait peut s'en charger (car il me semble qu'il vouait se porter volontaire) je pense que se serait mieux pour tout le monde ... gnion ?

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par dydy12 » 24 févr. 2018, 04:12

Merci de m'avoir prévenu. J'apprécie énormément d'apprendre que je ne gère plus les animateurs et que Dylan les reprend. Me demander mon avis aurait été apprécié... Donc si j'ai mon mot à dire, je dirais que pour l'instant, je gère toujours les animateurs et Dylan peut se concentrer sur la logistique.
C'est un peu trop synthétisé, j'ai dis que je reprend les animateurs pour te décharger si nécessaire étant donné que tu reprenais le suivi, mais si tu te sens capable de t'en occuper pas de soucis, c'était juste pour te décharger au maximum, vu que tu reprend la tâche la plus lourde.

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 24 févr. 2018, 12:42

C'est un peu trop synthétisé, j'ai dis que je reprend les animateurs pour te décharger si nécessaire étant donné que tu reprenais le suivi, mais si tu te sens capable de t'en occuper pas de soucis, c'était juste pour te décharger au maximum, vu que tu reprend la tâche la plus lourde.
Je comprends l'idée mais du coup, il faut être plus précis dans vos compte-rendus (comme déjà indiqué) et dire que c'est une possibilité uniquement. Car déjà d'une, je n'ai pas accepté encore de faire le suivi et de deux, sans m'en parler, je ne vois pas comment vous pouvez savoir si je me sens capable de continuer à les gérer. Après, si vous vous estimez que c'est mieux que je ne les gère pas, c'est différent mais quoi qu'il arrive, on en parle. Pensez communication.

Sur le suivi justement, déjà le compte-rendu me laissait sceptique mais tes propos (ce qu'ils renvoient en tout cas) confirment qu'il y a eu mauvaise compréhension je crois
Mélanie devient responsable du suivi.
J'aimerai savoir exactement à quel moment j'ai accepté de faire le suivi de manière définitive ? Comme indiqué plus bas, j'y réfléchis toujours. Pour l'instant, ce n'est qu'une possibilité proposée par Caroline en partie CA, à laquelle j'ai émis quelques réserves et conditions. Celles-ci étant toujours présentes, j'attends la deadline de l'AG pour voir comment la situation évolue. Pour l'instant, je ne fais que le suivi de manière officieuse et temporaire car vous en avez besoin (et il faut que ça tourne). Ce n'est donc pas acté.

Du coup, j'en profite, est-ce que je pourrais avoir un point sur mes autres interrogations :
- Sur la trésorerie ?
- Sur la répartition des postes : qui souhaite prendre quoi dans le CA ? Il restera quels postes à répartir ?
- A part Jordan que Tic doit avoir au tel, a-t-on eu des retours d'autres membres intéressés ? D'ailleurs un post sur le forum pour demander si on avait de nouveaux volontaires pourrait être une bonne idée.

Tic, si Jordan est ok pour s'occuper des arts martiaux, moi je suis pour sans souci =) Il connait bien les asso, l'installation, leurs besoins et nos possibilités et je lui fais tout à fait confiance =) Petite question : est-ce que si Jordan s'occupe des arts martiaux, tu préfères te concentrer sur la culture trad ou tu serais prête à prendre un autre poste en plus ? Pas d'obligation, c'est juste pour mon info :)

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par ceinwyn » 26 févr. 2018, 09:10

Merumi a écrit :
23 févr. 2018, 20:42

- Sur la trésorerie : j'espère que les raisons personnelles de Lauriane ne sont pas trop graves. Sinon, sur le sujet même de la trésorerie, est-ce que c'est bien Lauriane qui continue de gérer jusqu'à son départ ? Qui va le reprendre quand elle partira ? Car clairement, la trésorerie ne se gère pas à distance, même sous supervision (par exemple, juste pour faire les chèques, il faut quelqu'un sur place). A valider avec Aude bien sûr, elle connait mieux la trésorerie que moi^^.
Pour la trésorerie, il faut quelqu'un en permanence. En théorie, c'est la seule personne, avec la présidence, qui peut manipuler l'argent de l'association. C'est surtout un poste où il faut être rigoureux. Mais s'il fat se déplacer à la banque, etc, ça devient difficile de faire ça à distance. Peut-être pas impossible (pour rappel, quand j'étais trésorière, je devais attendre les relevés de comptes papier. La gestion par internet n'était pas très répandue.)
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Ishtar » 26 févr. 2018, 14:09

Du coup, j'en profite, est-ce que je pourrais avoir un point sur mes autres interrogations :
- Sur la trésorerie ?
- Sur la répartition des postes : qui souhaite prendre quoi dans le CA ? Il restera quels postes à répartir ?
- A part Jordan que Tic doit avoir au tel, a-t-on eu des retours d'autres membres intéressés ? D'ailleurs un post sur le forum pour demander si on avait de nouveaux volontaires pourrait être une bonne idée.
Concernant la trésorerie, nous n'avons pas tranché. Malheureusement Lauriane a dût partir avant la fin de la réunion et ne nous en a pas dit beaucoup plus.
Sur la répartition des tâches :
- Lauriane voulait faire les invités
- Ophélie les Jeux Vidéos
- Caroline les Réseaux Sociaux et le site Web (les artistes amateurs n'étant pas une très grosse source de travail, je pense pouvoir le faire, mais ça ne me dérange pas que quelqu'un d'autre le fasse si on a assez de monde)
- Rudy : rien, se concentre sur l'ADMA.
- Dylan : Logistique (et possiblement les animateurs ou le suivi en fonction de ta réponse Mélanie)
Vous pouvez modifier si vous n'êtes pas d'accord, mais c'est ce que j'avais compris.

Concernant les possible personnes de la commission Saiten, Ophélie et moi avons envoyé un mail à Jordan, Alexandre, Eleonore (qui ne serait disponible qu'à partir d'avril). Pas de réponse, je les aient relancé aujourd'hui.
Nous pensions également à Mélissa et Pauline, mais nous attendons l'AG pour savoir si elles effectueront les visuels du saiten pour leurs proposer.

Concernant le compte-rendu, je vais corriger cela pour que ce soit plus clair. Manga01
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Tic » 26 févr. 2018, 17:56

Merumi a écrit :
24 févr. 2018, 12:42
Tic, si Jordan est ok pour s'occuper des arts martiaux, moi je suis pour sans souci =) Il connait bien les asso, l'installation, leurs besoins et nos possibilités et je lui fais tout à fait confiance =) Petite question : est-ce que si Jordan s'occupe des arts martiaux, tu préfères te concentrer sur la culture trad ou tu serais prête à prendre un autre poste en plus ? Pas d'obligation, c'est juste pour mon info :)
Hi ! je reviens aux nouvelles du coup !

Alors j'ai pas pu avoir Jordan au téléphone car il était pas mal occupé mais du coup il est Super partant pour m'aider à tout préparer du point de vue de l'art martiaux mais pas prendre le poste de commission car il aurait pas le temps de tout gérer.
Donc je pense que je garde bien le poste d'art martiaux avec son aide.
Je pense faire avec lui un liste de toutes les choses à faire gaffes, conseils etc ... (comme gérer les tatamis, organiser les stands, prévoir de l'eau etc ...)
C'est un peu le boss sur ce sujet alors je le suivrais volontiers et je ferais le reste >w<

Du coup vu que je garde le poste je me vois mal prendre un poste en plus de commission XD par contre si tu as besoin d'aides sur d'autres trucs ou assurer un poste tant que le responsable est pas décidé alors je veux bien >w< !

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par canard » 26 févr. 2018, 19:30

Ishtar a écrit :
26 févr. 2018, 14:09
Du coup, j'en profite, est-ce que je pourrais avoir un point sur mes autres interrogations :
- Sur la trésorerie ?
- Sur la répartition des postes : qui souhaite prendre quoi dans le CA ? Il restera quels postes à répartir ?
- A part Jordan que Tic doit avoir au tel, a-t-on eu des retours d'autres membres intéressés ? D'ailleurs un post sur le forum pour demander si on avait de nouveaux volontaires pourrait être une bonne idée.
Concernant la trésorerie, nous n'avons pas tranché. Malheureusement Lauriane a dût partir avant la fin de la réunion et ne nous en a pas dit beaucoup plus.
Sur la répartition des tâches :
- Lauriane voulait faire les invités
- Ophélie les Jeux Vidéos
- Caroline les Réseaux Sociaux et le site Web (les artistes amateurs n'étant pas une très grosse source de travail, je pense pouvoir le faire, mais ça ne me dérange pas que quelqu'un d'autre le fasse si on a assez de monde)
- Rudy : rien, se concentre sur l'ADMA.
- Dylan : Logistique (et possiblement les animateurs ou le suivi en fonction de ta réponse Mélanie)
Vous pouvez modifier si vous n'êtes pas d'accord, mais c'est ce que j'avais compris.

Concernant les possible personnes de la commission Saiten, Ophélie et moi avons envoyé un mail à Jordan, Alexandre, Eleonore (qui ne serait disponible qu'à partir d'avril). Pas de réponse, je les aient relancé aujourd'hui.
Nous pensions également à Mélissa et Pauline, mais nous attendons l'AG pour savoir si elles effectueront les visuels du saiten pour leurs proposer.

Concernant le compte-rendu, je vais corriger cela pour que ce soit plus clair. Manga01
Caro, si tu accepte je peux prendre en charge les amateur.

Et éventuellement je serais ok pour les animateur aussi.
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Merumi » 26 févr. 2018, 20:10

Concernant la trésorerie, nous n'avons pas tranché. Malheureusement Lauriane a dût partir avant la fin de la réunion et ne nous en a pas dit beaucoup plus.
Sur la répartition des tâches :
- Lauriane voulait faire les invités
- Ophélie les Jeux Vidéos
- Caroline les Réseaux Sociaux et le site Web (les artistes amateurs n'étant pas une très grosse source de travail, je pense pouvoir le faire, mais ça ne me dérange pas que quelqu'un d'autre le fasse si on a assez de monde)
- Rudy : rien, se concentre sur l'ADMA.
- Dylan : Logistique (et possiblement les animateurs ou le suivi en fonction de ta réponse Mélanie)
Vous pouvez modifier si vous n'êtes pas d'accord, mais c'est ce que j'avais compris.
Et éventuellement je serais ok pour les animateur aussi.
La trésorerie est donc un sujet prioritaire. Il faut impérativement trouver quelqu'un car cela ne touche pas que le Saiten mais également le fonctionnement de l'asso.

C'est très gentil de vouloir me libérer de certains de mes postes mais avant de reprendre des postes qui ont déjà un responsable motivé pour le garder, il faut trouver des responsables pour les postes qui n'en ont pas. Si j'ai bien compris, voici un petit résumé de la situation pour qu'on y voit plus clair :
  • Les postes occupés
    • Réseaux sociaux 1/2/3 : Caroline, Mélanie et Nicolas
    • Site internet : Caroline
    • Boutiques : Diego
    • Amateurs : Diego
    • Culture traditionnelle : Andréa
    • Arts martiaux : Andréa (avec Jordan en conseil :) )
    • Jeux vidéos : Ophélie
    • Logistique 1 : Dylan
    • Animations : Mélanie
    • Staff : Mélanie
  • Il faut trouver quelqu'un pour les postes suivants
    • Invités : j'aimerais être sûr que Lauriane ait envie de le faire à distance et du coup, s'engage à être rigoureuse et à communiquer régulièrement avec nous.
    • Suivi : éventuellement Mélanie, en fonction de la nouvelle organisation déterminée à l'AG et de l'AG suite à mes doutes - Sinon trouver quelqu'un d'autre.
    • Budget
    • Visuels
    • Partenariats
    • Logistique 2
    • Presse
Les sujets en rouge nécessitent de trouver quelqu'un rapidement. Si jamais vous souhaitez prendre un poste, n'hésitez pas à vous manifestez =) =) Vous êtes plus que les bienvenus =)

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Tic » 26 févr. 2018, 20:19

Merumi a écrit :
26 févr. 2018, 20:10
  • Il faut trouver quelqu'un pour les postes suivants
    • Invités : j'aimerais être sûr que Lauriane ait envie de le faire à distance et du coup, s'engage à être rigoureuse et à communiquer régulièrement avec nous.
    • Suivi : éventuellement Mélanie, en fonction de la nouvelle organisation déterminée à l'AG et de l'AG suite à mes doutes - Sinon trouver quelqu'un d'autre.
    • Budget
    • Visuels
    • Partenariats
    • Logistique 2
    • Presse
Les sujets en rouge nécessitent de trouver quelqu'un rapidement. Si jamais vous souhaitez prendre un poste, n'hésitez pas à vous manifestez =) =) Vous êtes plus que les bienvenus =)
Bon .....vu que c'est la mouise, si vous voulez je peux prendre les presses qui est pas le poste le plus dure du monde XD et je peux aider lou pour les invités si elle veut pour répondre etc ...

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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Ishtar » 27 févr. 2018, 13:07

Pour les visuels, Alexandre serait d'accord pour les gerer.
Sinon Eleonore serait d'accord pour avoir un poste en commission, j'attend son retour sur le poste qu'elle souhaiterai. (Disponible qu'à partir d'avril).
Ophélie était d'accord pour gérer la presse aussi mais j'ai peur qu'elle ait du mal à gérer cela en plus des jeux vidéo.

Concernant la trésorière, personne ne semble vouloir la reprendre (dans le CA en tout cas...) Manga35
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par ceinwyn » 27 févr. 2018, 13:56

Concernant la trésorerie, il suffirait d'avoir un trésorier par intérim, si l'absence est provisoire.

Pour rappel, en 2014, j'étais présidente par intérim, suite à l'absence de la présidente Christine, qui n'a pas eu son stage à Dijon, mais dans le Sud de la France. Elle restait présidente, mais pour des besoins concrets et physique comme la tenue de réunion ou des signatures dans le cas de la présidence, ça fonctionnait.

Concernant ce poste, je voudrais savoir ce qui effraye les gens. Je pourrais éventuellement vous rassurer.
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Re: [SAITEN_14]Organisation_en_commission

Message par Ishtar » 28 févr. 2018, 12:31

Concernant ce poste, je voudrais savoir ce qui effraye les gens. Je pourrais éventuellement vous rassurer.
Pour moi, ce n'est pas vraiment que ça m'effraye. Juste que j'ai déjà beaucoup de mal à gérer mes comptes personnels, du coup je ne pense pas être la plus apte à gérer la trésorerie de l'association.
(Je ne serais plus sur Dijon à partir de juillet 2018 donc je ne pense pas être le meilleur choix de toute manière)
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